Proporre il tuo software alle aziende, nel rispetto delle regole.

Per un primo contatto commerciale con un’azienda che non ti conosce:

L’art. 130 del Codice Privacy (d.lgs. 196/2003) regola le comunicazioni commerciali. Il comma 1 e il comma 2 chiedono il consenso per le chiamate automatiche, la posta elettronica, il fax, gli SMS e i messaggi di altro tipo. Il comma 3 rinvia, per gli altri mezzi, alle regole generali; il comma 3-bis permette il telemarketing con operatore e la posta cartacea verso chi non si è iscritto al Registro pubblico delle opposizioni. Il comma 4 introduce l’eccezione per i clienti.

Il GDPR aggiunge le regole generali: una base giuridica per trattare i dati (per il contatto commerciale di solito il legittimo interesse, art. 6.1.f), l’informativa quando i dati non li hai avuti dall’interessato (art. 14) e il diritto di opporsi al marketing, che va sempre rispettato (art. 21).

Le linee guida del Garante del 4 luglio 2013 in materia di attività promozionale e contrasto allo spam spiegano come queste regole si applicano in pratica, anche ai dati trovati su Internet e sui social.

È l’errore più comune. Secondo le linee guida del Garante (punto 2.5), il fatto che un indirizzo sia pubblicato, su un sito aziendale, in un registro pubblico o in un elenco, non permette di usarlo per comunicazioni promozionali senza consenso. Comprare una lista non cambia le cose: chi la vende non può trasferirti un consenso dato a lui.

Gli indirizzi aziendali che contengono il nome di una persona (mario.rossi@azienda.it) sono dati personali a tutti gli effetti (punto 2.2). Le persone giuridiche hanno meno strumenti per reclamare al Garante, ma le regole sull’invio valgono lo stesso e il Garante può intervenire d’ufficio.

L’eccezione è il «soft spam» (art. 130, comma 4): puoi usare l’email che un cliente ti ha dato in occasione di una vendita per proporgli prodotti o servizi simili, se lo hai informato e non si è opposto. Una PEC è posta elettronica: valgono le stesse regole.

La telefonata con un operatore, cioè tu che chiami e parli, è ammessa verso i numeri che non risultano iscritti al Registro pubblico delle opposizioni. Dal 27 luglio 2022 il Registro comprende anche i cellulari e i numeri non presenti negli elenchi.

Prima di una campagna di chiamate si consulta il Registro tramite il servizio ufficiale; l’esito ha una validità limitata nel tempo, quindi la verifica va ripetuta per le chiamate successive. Le chiamate automatiche, senza operatore, richiedono invece il consenso.

Durante la telefonata ti presenti, spieghi perché chiami e, se la persona non vuole essere ricontattata, lo registri e non richiami.

La posta cartacea non rientra fra i mezzi automatizzati del comma 1: si può usare per proporre i tuoi servizi a un’azienda, senza consenso preventivo, purché il destinatario possa opporsi. Il Registro delle opposizioni copre anche gli indirizzi postali, ma solo quelli presenti negli elenchi telefonici pubblici: se l’indirizzo viene da lì, va controllato.

Una lettera ben fatta è anche efficace: arriva a chi decide, si legge con calma e può contenere un link o un QR verso una pagina preparata per quell’azienda. Deve dire chi sei, perché scrivi, da dove hai preso l’indirizzo e come non ricevere altro.

Le linee guida del Garante (punto 6.1) considerano illecito inviare messaggi promozionali privati agli utenti di un social network usando i dati del loro profilo, senza un consenso specifico. Essere «fan» o «follower» di una pagina può bastare solo se dal contesto il consenso risulta inequivocabile. Nel 2017 il Garante ha sanzionato una società che aveva usato per email promozionali i contatti raccolti da LinkedIn e Facebook, ricordando che il marketing non è la finalità per cui ci si iscrive a un social.

In pratica su LinkedIn conviene farsi trovare, più che scrivere a freddo: un profilo chiaro, contenuti utili, una richiesta di collegamento senza proposta commerciale. La proposta vera falla con una lettera o una telefonata, oppure quando è la persona a scriverti o a chiederti informazioni.

Che sia lettera o telefonata, un primo contatto corretto contiene sempre:

Da adattare: le parti tra parentesi quadre vanno compilate. Il testo in fondo è l’informativa breve che rende la lettera conforme all’art. 14 del GDPR; l’informativa completa va pubblicata sul tuo sito.

Le violazioni delle regole sul marketing e delle basi giuridiche possono portare a sanzioni del Garante fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo (art. 83.5 GDPR), oltre al danno di reputazione: una segnalazione da parte di un’azienda contattata è il modo più comune in cui un’ispezione comincia. Il rischio maggiore viene dagli invii di massa via email o messaggio senza consenso.

DeviL è costruito attorno a queste regole: blocca email e WhatsApp verso chi non ha dato il consenso o non ha un rapporto in essere, su LinkedIn prepara solo la nota per la richiesta di collegamento, verifica il Registro delle opposizioni prima delle telefonate, prepara lettere con l’informativa breve e registra le opposizioni in modo permanente. Se un contatto fuori regola l’hai già fatto, puoi registrarlo lo stesso, con una conferma esplicita: resta nello storico segnato come tale. Non decide al posto tuo, ma ti evita gli errori più comuni.

I testi ufficiali da cui è tratta questa guida.